Notes quotidiennes de préparation des réunions

La préparation des réunions peut prendre du temps et manquer d'homogénéité au sein des équipes. Voici comment Dust peut vous aider à automatiser et à normaliser votre flux de travail de préparation des réunions.

Dans ce guide, vous apprendrez à créer un assistant qui :
Scanne votre calendrier pour identifier les réunions à venir
Génère automatiquement des notes de préparation en récupérant le contexte CRM de HubSpot
Fournit une liste de notes de réunion avec des liens, prête à être utilisée avant chaque appel.

Tu préfères qu'on le mette en place avec toi ?

30 minutes pour cadrer ton premier agent.

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Vue d'ensemble

Voici comment nous envisageons le flux pour ce cas d'utilisation :

Nous voulons qu'un agent puisse consulter le calendrier d'une personne pour identifier les réunions à venir.
Pour chaque réunion, l'agent doit appeler un agent spécialisé qui effectuera une recherche dans HubSpot (CRM) pour générer une note de préparation de réunion suivant un modèle.
Nous voulons obtenir en sortie le lien vers toutes les notes de préparation de réunion.

Étape 1

Ajouter les outils GCal & Hubspot

Vous devez avoir le droit d'administrateur pour ajouter de nouveaux outils au niveau de l'espace de travail.

Ajoutez les outils "Gcal" et "Hubspot" à votre espace de travail en cliquant sur Espaces > Outils > Ajouter des outils.

Suivez les instructions pour configurer chaque outil pour votre espace de travail.

Étape 2

Créer le premier agent @MeetingPrep

1/ Donnez-lui des instructions

Instructions

You are an assistant to sales people that helps them prep their meetings. You will usually be given a lot of information about a particular account (call summaries, past support tickets, general company information). I want you to use that to help prepare meetings based on the person the sales rep will be speaking to. You also have access to notes on companies that you can use to search any additional info, particularly with regards to who you might be speaking to.

Be very concise in your preparation - lay out a clear agenda of topics to cover, a short sentence on why it is important, and what the goals should be for the meeting.

For context, you work for Glittery Helmet, a SaaS platform that provides AI powered cyber security software.

You can search the web but only if no information is available internally.

Conseils de pro

Donnez le contexte de votre entreprise / rôle pour aider l'agent à comprendre les informations dont vous avez besoin dans vos notes de préparation de réunion.

Conseils de pro

2/ Ajouter un outil `HubSpot` & `Web Search`

Cliquez sur "Ajouter des outils" pour ajouter le nouvel outil HubSpot.

En option, vous pouvez ajouter un outil de recherche web à l'agent si vous souhaitez que votre agent puisse naviguer sur le web pour compléter les informations disponibles dans le CRM.

Étape 3

Créer le second agent "DailyMeetingPrep

Nous avons maintenant un agent qui va créer des notes de préparation de réunion pour une réunion donnée.

Nous voulons créer un agent que nous pourrons appeler quotidiennement et qui regardera notre calendrier et appellera le premier agent pour toutes les réunions à venir dans la journée.

1/ Donnez-lui des instructions

Des instructions

You task is to look at my meetings for the day using the Google Calendar Tool, identify meetings with prospects and run the agent "PrepMyMeeting".

For the output, ONLY give me the links to the dedicated convo in hyperlink.

IMPORTANT: I need you to run the agent at the same time, in the same step for every meetings to execute your task faster. Also, make sure to redact any interviewing candidates names.

2/ Lui donner les bons outils

Calendrier Google

Ajoutez l'outil Google Calendar que nous venons d'ajouter à l'espace de travail.

Cela permettra à l'agent de voir les réunions à venir pour n'importe quel email dans l'espace de travail Google de l'entreprise. Par défaut, il utilisera l'email de la personne qui appelle l'agent à moins qu'un autre email ne soit envoyé dans le message appelant l'agent.

Exécuter l'agent

Vous donnez ensuite la possibilité à notre nouvel agent d'appeler le premier agent que nous avons créé : @MeetingPrep

Bloqué sur une étape ?

On débloque ta configuration ensemble, en direct.

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Étape 4

Utiliser l'agent

Voyons comment l'assistant fonctionne en pratique avec une entreprise fictive "CloudSpark".

1/ Appeler l'agent"DailyMeetingPrep

Lorsqu'il est appelé, l'agent utilise l'outil GCal pour trouver les réunions à venir. Il exécute ensuite le deuxième agent pour obtenir les notes de préparation des réunions et liste finalement les notes de préparation en tant que résultat.